05.04.2014
В бухгалтерском учете очень большое внимание уделяется оформлению документации. Предъявляются определенные требования к оформлению документов. Во- первых вся документация должна заполнятся чернилами, шариковой ручкой, химическим карандашом или автоматизированным способом. Запись должна быть сохранно на протяжении длительного периода. Для ведения документации запрещается использовать простой карандаш, так как такая запись не будет долго сохраняться. Для заполнения документов используются чернила или паста только черного или синего цвета, не допускается использование чернил зеленого или красного цвета.
Сокращение различных слов в документах не приемлемо, все реквизиты и данные должны указываться полными словами. Сокращать возможно только при определенных условиях, но это сокращение, в любом случае должно быть понятно для всех, кто будет данные документы читать.
В ПБУ предусматривается то, что все документы должны составляться в тот момент, когда осуществляется операция. А если это не возможно выполнить, то тогда после того, как операция завершена. Это на много удобнее при регистрации всех данных. В ПБУ указывается, что первичные документы могут приниматься к вниманию, если они являются составленными по стандартной форме. Эти документы должны устанавливаться организацией.
В соответствии с требованиями, которые предъявляются к первичным документам их правильное оформление должно содержать в себе следующие реквизиты: наименование организации, число составления документа, содержание операции, натуральные или стоимостные измерители операции, должностные лица, которые были ответственны при совершении хозяйственной операции и за правильность оформления, подписи ответственных лиц.
Так же к обязательным реквизитам документов относятся правильное наименование организации, от которой был составлен документ, расшифровка подписи лиц, которые ответственны за данный документ. Целесообразно будет указать подписи на документах. Так как в последствии придется иметь дело с составителями документов, и в случае чего на них ляжет ответственность за оформление документа.
В случае отсутствия в документе обязательных реквизитов, или хотя бы одного из них, это можно считать нарушением правила составления и ведения отчетности. Каждая организация имеет в праве добавлять к первичному документу дополнительные реквизиты по её усмотрению.